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まだレジュメだけの無駄な会議してるの?

話し合いは見える化しないと超効率悪いよっていう話です。

 

ホワイトボードなどに皆が共有できるものを使わず、「各自がレジュメに書き込むだけの会議」をしているならアウトです!

 

やっているとしたら、とてつもなく無駄が発生しています。

 

県庁の人など、公の機関の人とミーティングをすることがたまにあります。その人たちは、レジュメで打合せが当たり前だと思っているので「まじか…」と頭を悩まされます。

 

 

 

 ダメな話し合いの環境

 

今回は県庁でミーティングした時のことを実例を挙げて、お話しますね。

県庁で企画作りの会議をしたときの環境はこんな感じでした。

 

●あるもの

・レジュメ

・会議室1/2を占めるでかすぎな円卓

・椅子

・お菓子がごくまれに出てくる(超嬉しい)

 

●ないもの

・ホワイトボード

・黒板

・プロジェクター

wifi

・付箋&模造紙(あるにはあるが、用意されていることはない)

・水性ペン(同文。かすれきっている)

 

え…、ホワイトボードすらないの?Σ(´∀`;)

 

大学生でも話し合いをするときでも、さすがに黒板とかホワイトボードに書くというのに、大人になると不要とされるようです。

 

この環境を見た私は唖然とします。「これだから公務員はー!!」と心中で叫びました。(※全ての公務員の方々に対する怨念ではありません。)

 

では、なぜ私は唖然としたのか?

 

 

 

 見える化ができない話し合い

 

会議を見える化できないと以下のような悲劇が起こります。

 

①論点がブレにブレる

②それぞれの解釈、記憶違いが起きて話し合いが噛みあわない

(他にも沢山あるよ!!!!)

 

 

 

 ①論点がブレにブレる

 

プロセスをデザインするでもお話しましたが、論点がブレると遠回りするのでとても非効率的です。見える化してないとさらに論点がブレブレになるので注意が必要です。

 

 

ホワイトボードなどに「何を企画の目的とするか」など論点がバーンと書かれていれば、メンバーはホワイトボードに集中して話し合います

 

小学生から「黒板など書かれているものを見る」埋め込まれてきたので、意識が向くように私たちはできています。

 

でも、私たちの頭は全てを記憶できるようにできてません。

記憶できないので、論点と違う話をしだすのです。

 

 

 

 ②それぞれの解釈、記憶違いがおきて話し合いが噛みあわない

 

論点が同じでも、以下の例のように意見が噛み合わなくなります。

 

※F=ファシリテーター

F「この企画の目的は何がいいと思いますか?」

ケイ「俺は若者が選挙に行くようにしたい」

タカ「俺は若者が恋愛をよくするようにしたい」

↓何度かのやり取り

ケイ「タカは『結婚』をできるようにしたいって言ってるけど、今回の企画には向かないよ

タカ「『結婚』じゃなくて恋愛だよ。」

 

このように、記憶違いが起きるなど、どんな流れで今の話に至ったのかがわからなくなっていきます。

 

 

 

 どのように会議を見える化すべきか

議論の可視化 

このような事態を防ぐ手段は以下の3つがおすすめです。

 

①ホワイトボードに記録する

②グーグルドキュメントの利用

③プロジェクターに議事録を投影する

 

誰もが簡単にできるのは①で、奥深いのも実は①だったりします。

では、さくさく実例と一緒に見ていきます。

 

 

 

 ①ホワイトボードに記録する

 

感覚的で、すぐに誰でもできる手段です。

 

ただし、ファシリ的にホワイトボードで記録することは大きな武器なので、他の記事で詳しく説明していきます。

 

別名はファシリテーショングラフィックと言います。

人がお互いのよりよく理解して、話し合いを促進していくことが目的になります。

 

 

 

 ②グーグルドキュメントの利用

 

グーグルが提供する、オンラインで同時に編集できるWordのようなものです!

https://www.google.co.jp/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwj5idb6jZjWAhVDOrwKHT93B2UQFggnMAA&url=https%3A%2F%2Fwww.google.com%2Fintl%2Fja_jp%2Fdocs%2Fabout%2F&usg=AFQjCNEEcdh96E-joW8qNU3SGnokPfXLYg

 

紙やホワイトボードが使えなくて、ネットが通っているならこの手段はとてもおすすめです。

 

これをそれぞれのスマホやPCで確認しながら話し合いをすると、全員が書きたいことも書けるので、議事録のスピードも速くなります。

 

 

 

 ③プロジェクターの利用

 

プレゼンテーションのときに、スライドを移すアレです。これが①と同じくらいおすすめです。

 

議事録(グーグルドキュメント等)をパソコンで打つことで速度も上がりますし、全員がどこの話をしているかマウスポインタとかを使えばすぐに共有できます。

 

また、スカイプとかで遠距離の人とも現地の人とも最高のパフォーマンスで会議ができるのが良いところです。大学の図書館では貸出してくれることがあるのでぜひ利用してください!

 

 

 

 まとめ

 

会議を見える化できないと以下のような悲劇が起こります。

①論点がブレにブレる

②それぞれの解釈、記憶違いが起きて話し合いが噛みあわない

(他にも沢山あるよ!!!!)

 

そして、このような事態を防ぐ手段は以下の3つがおすすめです。

①ホワイトボードに記録する

②グーグルドキュメントの利用

③プロジェクターに議事録を投影する

 

話し合いを見える化しないと、非常に会議の効率は下がるので注意していきましょう!

絶対にレジュメだけで会議は控えたほうが良いです。

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