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「会議の進め方」を考えないのは、まずい!

 

「論点」「目標」に引き続き、今回も会議の作り方(プロセスをデザインする)についての記事です。

この記事を読むのに、お薦めなのはこんな人!

 

・「目標」「論点」の作り方が分かったがそこから先どうしていいかわからない人

・効率よく会議を進められない人

 

プロセス(議論の流れ)をデザインすることについて全体像を理解したい方はこちらから!

 

 


 「会議の進め方」って何

会議の進め方 


こちらの記事では、「会議の進め方=目標を達成するために、具体的にどんな順番で論点を取り上げるか」と言っていました。さらに付け足すと、論点ごとの小目標、時間配分も決めれるといいです。

 

会議の流れを作る(プロセスをデザインする)最中で設定した「目標」、それに対して作った「論点」を並べるのが会議の進め方です。

 

 

 

 「会議の進め方」を準備するメリットは?

 

「会議の進め方」を準備するには論点を扱う順番、時間配分、そして論点ごとの小目標を考える必要があります。

 

・アイデアをたくさん出す→アイデアを一つに絞る

・過去のことを反省する→将来の企画は何するか

以上のような論点を逆の順番で話し合っても、会議の成果は出ません。

 

また、時間配分も決めないとグタグタした会議になります。

論点ごとの小目標も、目標の作り方の記事で扱った通り、「この論点では何を成果とするか」が明確でないと行き着いた先が思っていたものと違うことがあります。

 

設定した目的、目標、論点というピースを並べて、これらが最大限に意味を成すように会議の進め方を設計することで初めて会議の生産性が高まるのです。

 

 

 

 会議の進め方の準備をどうするか

 

簡単に進め方を考える際には会議の型に則るのが良いです。

問題解決など様々な型があるのですが基本的な、アイデアを生み出す、何かを企画する会議の型は以下の通りです。


①会議を開く目的とプロセスを確認する(設定する)

アイデアを決める際の前提条件(予算や日時など)は何か

③アイデア出しの話し合い

④アイデアを決めるために何が基準となるか

(時間があれば)判断基準を踏まえて、もう一度アイデア出し

⑥判断基準に照らして、最も良いアイデアは何か

 

このような企画する会議をする場合は、この手順に論点を扱う順番時間配分論点ごとの小目標を考えて、初めて会議の進め方を準備できたことになります。以下に具体的な会議の進め方を準備したものをご覧ください。

 

例)

●目的=他の男子大学生よりもてたい!

●目標=一か月後には彼女ができる緻密な活動スケジュールを、A4縦のレポート形式でWord文書を作成する。

 

時間配分

論点

論点ごとの小目標

5分

会議を開く目的と

プロセスを確認する

目的を全員で確認、

合意をする

5分

モテる際に条件として

決めておきたい前提条件は何か

前提条件を全員で確認、

合意する

15分

モテるために必要な活動は何か

その理由は何か

全員が最低3つは

活動と理由を提案する

10分

活動を決める

ふさわしい基準は何か

判断基準を3つ決める

15分

判断基準から考えて

もっと良いモテ活動はないか

最初に出た以外の

モテ活動を3つ出す

15分

判断基準に照らし合わせれば

最も良いモテ活動は何か

モテ活動を3つに絞る

 

本来なら、これ以降に「活動スケジュール」を作るプロセスもあるのですが、そこからは長いので省略します。このように「論点」に順番、時間、小目標を設定したものが会議の進め方を考えたものになります。

 

会議には、問題解決の型、アイデア創発の型などがあるのでその型に基本的には則って、作ると簡単に会議の進め方を準備することができます。

 

 

 

 まとめ

 

会議の進め方=目標を達成するために、具体的にどんな順番で論点を取り上げるか

 

会議の進め方を準備するには

論点を扱う順番

時間配分

論点ごとの小目標

…を考える必要があります。

 

基本的なアイデアを生み出す、何かを企画する会議の型はこちらです。

①会議を開く目的とプロセスを確認する(設定する)

アイデアを決める際の前提条件(予算や日時など)は何か

③アイデア出しの話し合い

④アイデアを決めるために何が基準となるか

(時間があれば)判断基準を踏まえて、もう一度アイデア出し

⑥判断基準に照らして、最も良いアイデアは何か

 

 

 

 今回の記事で参考にした本

 

進め方等について詳しく知りたい人はチェックです。結構端的にまとめられています。


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