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プロセスをデザインするとは?


ファシリテーターの具体的な役割、プロセスをデザインする(議論の流れをつくる)の具体的な内容の紹介をしていきます。


あなたが会議を進めている、参加しているときにこのような状態が生まれていませんか?

●会議の進め方が分からない

●今、何の話をしているって状態によくなる

●効率よく会議を進められない

 

これ、結構多いと思います。今回はこのような悩みを解決するためにプロセスをデザインするについて説明していきます!

 

ファシリテーションの全体像をつかんでない人はこちらからチェックしてください。

 

 

プロセスをデザインするって?

 

上記の記事で、ファシリの定義と具体的な役割りをお伝えしたときに、プロセスのデザインとは、目的・目標などを明確にして「議論の流れをつくること」と言いました。

 

会議は、異なる価値観や視点を持った人たちが集まり、多様な考えを嚙合わせることで新しいアイデアや成果を生み出します。

 

しかし、複数人を集めれば新しいアイデアや成果が生み出されるわけではなく、適切にプロセス(議論の流れ)を作ることで初めて、チームの力が最大限に発揮されます。

 

議論を嚙合わせる、場をコントロールするなど様々なことをファシリテーターはしますが、会議前にプロセスをデザインすることが実は最初の仕事なのです。

 

 

 

プロセスのデザインができてないと、どんなことになるのか

 

プロセスのデザインができていないと、目的や進め方が明確ではないため、話し合いが脱線し、「今はなんの話をしているか分からない」「会議がだらだらと進む」などの問題が起こります。

 

他にも目標が定まっていないため「この時間で話し合って何を得たのだろう?」という問題も起こりえます。

 

 

 

プロセスはどのように作るのか

 

プロセス☆ 

ファシリテーションを意識して、プロセスを作ろうとするとプロセスは様々な作り方があると気づきます。

 

問題解決、目標達成、まち育てミーティングのプロセスの作り方…様々な方法がありますが、今回はどの会議にも共通している基本的なプロセスのデザインの仕方についてお伝えします。

 

基本的なプロセスを作る要素は全部で6つです。

目的

目標

③論点

④会議の進め方

宿題

⑥ルール

 

 

 

①目的=何のために集まって話し合いをするのか

 

目的はチームを作り、会議をする上でもっとも大事な要素です。

「青森の会議を活性化させたい」「団体の人間関係を改善したい」など様々な想いを持って人は行動します。

 

「そんなことは理解しているよ!」って人がいるかもしれませんが、必ずしも具体的な形で明示されているとは限らず、人によって解釈の違いが生まれます。

 

目的をチーム全員で租借し直すことで、活動への貢献度もモチベーションもひきあげることが可能になります。

 

 


②目標=この会議でどんな成果を出したいのか

 

目的が「団体の人間関係を改善したい」であり、そのために会議を開いたのであれば、どんな具体的な成果をだしたいのかを設定する必要があります。

 

例えば以下のようなものが目標となりえます。

・団体の人間関係が悪い原因を30個出す

・出てきた原因を30個から、根本的な原因を3に絞る

・その原因を打開するアイデアを30個だす 


細かくはこちらの記事で説明していきます。

 

 

 

③論点=どのような視点で議論するか

 

論点 


例えば「団体の人間関係について」を議題にし、論点を曖昧にして話し合うと、ある人は「人間関係が悪くて何が問題だ」と言い、一方は「それよりもお金の徴収が滞っているのが問題だ」と言い、論点がぶれて話し合いが混乱します。

 

「団体の人間関係が悪いのはなぜか」

「なぜ去年と比べて人間関係が悪くなったか」

「人間関係を現状維持のままで良いか」

「絞り込んだ一つ目の原因に対してどのような対策が考えられるか」

 

以上のように論点を疑問文にし、焦点を絞って議論すべきなのです。

論点についても他の記事で詳しく説明します。

 

 

 

④会議の進め方=どんな順番で論点を取り上げるか

 

目標を達成するためには考えた論点をどの順番で会議に取り込むかが重要になります。

 

「どのような対策が考えられるか」

  ↓

「原因は何か」

のような会議の進め方では明らかに順番が逆転しています。

また、目的の設定に関する論点も何よりも最初にいれるべきです。

 

目標、論点と同じく他の記事で詳細に説明していきます。

 

 

 

⑤宿題=参加者はどんな材料を持ち寄るべきか

 

ここまで目的、目標、論点、進め方と決めてきました。

目的、目標を達成するためには参加者には事前にアイデアを出すために調べ物や、何か作ってきてもらうことで会議が円滑になるケースがあります。

 

そのためには予め会議の前に参加者に伝え、事前に宿題として準備してもらってきた方が効率が上がります。

 

 

 

⑥ルール=参加者の会議での心構え

 

今日は新しいアイデアをたくさん出したいから、意見が次々と折られるのは遠慮したい」など、会議をより良くするために懸念することがあると思います。

 

その場合、参加者がどんな心構えで会議に臨むべきか、予めルールとして設定する、もしくは参加者と会議の最初で決めるのが良いです。

 

ルールの具体例としては

・相手を頭から否定しない、非難しない

・発言を遮らず最後まで聞く

・対等な立場で議論する

・勇気を持って反対意見を言う

 

など3-4項目ほど覚えることができる程度で設定するといいです。

 

 

 

まとめ

 

プロセスのデザインとは、目的・目標などを明確にして「議論の流れをつくること」

そしてデザインするために基本的に必要なことは以下の6つです。

目的

目標

③論点

④進め方

宿題

ゴール

 

ここまで読み込んだら、目標・論点・進め方の具体的なやり方について理解していきましょう!

 

 

 

今回の記事で参考にした本

 

初心者でもわかりやすく、プロセスの作り方が書かれている本です。今回とりあげた6つの要素を詳細に知りたい場合はこちらから。

 

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